Un bulletin court, qui dit l'essentiel
Un bulletin d'adhésion n'a pas besoin d'être un contrat. Il sert à trois choses : enregistrer la demande du membre, garder la trace de sa cotisation, et recueillir ses coordonnées dans les règles. Ce modèle s'en tient là.
- L'adhérent : nom, prénom, adresse, téléphone, e-mail, et si vous le souhaitez la date de naissance et l'instrument.
- L'adhésion : la saison, l'engagement à respecter les statuts, la cotisation et son mode de paiement.
- Les choix du membre : figurer dans l'annuaire, être recontacté après son départ. Rien n'est coché d'avance.
- Les données personnelles : l'information prévue par le RGPD, écrite en clair, en quelques lignes.
- La signature, et celle d'un représentant légal pour un mineur.
Pour une harmonie, une chorale ou une école de musique
Le modèle a été pensé pour les ensembles musicaux : la case « instrument ou voix » aide à répartir les pupitres, le bloc pour les mineurs couvre les jeunes musiciens, et l'autorisation de repartir seul après les répétitions répond à une question que chaque chef se pose en septembre. Il convient tout aussi bien à une association sportive ou culturelle : désactivez ce qui ne vous concerne pas.
Une chose n'y figure volontairement pas : le droit à l'image. Un accord demandé au moment d'adhérer n'est pas vraiment libre, or le RGPD exige qu'on puisse refuser sans conséquence. Il se donne donc sur un document à part, usage par usage : créez votre autorisation de droit à l'image.
Questions fréquentes
Le bulletin d'adhésion est-il obligatoire ?
Non, aucune loi ne l'impose : la loi de 1901 laisse les statuts de chaque association fixer la façon dont on devient membre. Mais c'est le moyen le plus simple de garder la trace de la demande, de l'engagement à respecter les statuts et du paiement de la cotisation, et de recueillir les coordonnées des membres dans les règles.
Quelles mentions doit contenir un bulletin d'adhésion ?
Le nom de l'association, la saison, l'identité et les coordonnées de l'adhérent, le montant de la cotisation, l'engagement à respecter les statuts, la date et la signature. Comme le bulletin recueille des données personnelles, il doit aussi dire à quoi elles servent, qui les voit, combien de temps elles sont gardées et comment exercer ses droits (article 13 du RGPD).
Que mettre dans la mention RGPD ?
Qui traite les données (l'association), pourquoi (gérer l'adhésion et les activités), sur quelle base (l'adhésion elle-même, ou l'accord du membre pour un annuaire), qui y a accès, combien de temps elles sont gardées, et l'adresse où exercer ses droits, avec la possibilité de saisir la CNIL. Le générateur l'écrit pour vous, en quelques phrases.
Combien de temps garder les données d'un ancien membre ?
Le temps de l'adhésion. Après un départ, l'association ne garde les coordonnées que si la personne l'a accepté, par une case dédiée et non pré-cochée, et pour une durée limitée : trois ans dans ce modèle. Les pièces comptables suivent leurs propres délais légaux.
Un mineur peut-il adhérer seul à une association ?
Oui. L'article 2 bis de la loi de 1901 permet à tout mineur d'adhérer librement à une association. L'accord écrit des parents n'est exigé que pour créer ou diriger une association avant 16 ans. Le bloc pour les représentants légaux reste utile : contacts des parents, personne à prévenir, autorisation de repartir seul.
Bulletin d'adhésion, reçu de cotisation, reçu fiscal : quelle différence ?
Le bulletin est la demande du membre. Le reçu de cotisation prouve le paiement. Le reçu fiscal ouvre droit à une réduction d'impôt pour un don versé à une association d'intérêt général ; une cotisation qui donne accès aux activités (répétitions, cours) n'y ouvre en principe pas droit. Mieux vaut ne pas en promettre sur le bulletin.
Ce modèle est fourni à titre indicatif et ne remplace pas un conseil juridique. Vérifiez qu'il s'accorde avec vos statuts.