Das Orchester in Kürze
L'Orchestrale ist ein Amateurorchester aus Nantes, gegründet vor mehr als hundert Jahren. Dreiundsiebzig Musiker, vier bis sechs Konzerte pro Saison, ein vorwiegend romantisches Repertoire, das manchmal bis ins frühe zwanzigste Jahrhundert oder in die französische Musik reicht, mit einigen Ausflügen in die Filmmusik oder in andere Stilrichtungen. Die Finanzen sind über die Jahre knapper geworden: Die städtischen Zuschüsse sind nach und nach geschrumpft, und das Budget stützt sich heute vor allem auf die Mitgliedsbeiträge der Musiker und die Konzerteinnahmen.
Wie in den meisten Orchestern, die als Verein organisiert sind, hat der Vorstand die tägliche Organisation lange mit dem erledigt, was gerade zur Hand war: ein Google Drive für die Noten, E-Mail-Ketten für die Ankündigungen, WhatsApp-Gruppen pro Register. Seit zehn Monaten nutzt L'Orchestrale Sostenutoo. Der Umstieg erfolgte schrittweise, Funktion für Funktion, in einem Tempo, das der Vorstand bestimmt hat.
Vorher: ein System, das funktionierte,
aber alle belastete
Bei L'Orchestrale löste jedes neue Programm dieselbe Abfolge von Aufgaben aus, die der Vorstand Saison für Saison selbst übernahm.
Wenn der Dirigent das Programm bekannt gab, lud jemand aus dem Vorstand die Noten herunter, legte sie im Drive des Vereins ab und schickte dann jedem Register den Link für sein Instrument. In einer noch früheren Phase gingen die Dateien direkt per E-Mail hinaus: rund fünfzehn einzelne Sendungen pro Programm.
Die Ankunft eines neuen Musikers war eine Herausforderung für sich. Man musste seine E-Mail-Adresse ausfindig machen, manchmal über Dritte, und dann im Drive die richtigen Links für sein Instrument heraussuchen. Jean-Charles erinnert sich, wie er regelrecht ermitteln musste, um die richtige Adresse einer Kontrabassistin zu finden, bevor er ihr überhaupt die Noten schicken konnte.
Die Bogenstriche liefen auf demselben Weg. Bei jeder Änderung: ein aktualisiertes PDF, eine E-Mail an alle, verstreute Antworten. Die Anwesenheit wiederum wurde mündlich in der Probe oder per E-Mail geklärt: „Wer fehlt beim nächsten Konzert?“
Niemand bestritt, dass das System funktionierte. Aber als entspannt hätte es auch niemand bezeichnet.
Eine schrittweise Einführung,
Funktion für Funktion
Der Umstieg erfolgte schrittweise, Funktion für Funktion.
Die Noten, vom ersten Monat an
Die Schriftführerin nahm das Werkzeug in die Hand und lud den gesamten Notenbestand hoch. Da die Sortierung nach Instrument automatisch erfolgt, hatte jeder Musiker sofort Zugriff auf seine Stimmen. Keine E-Mails mehr, die einzeln zusammengestellt werden mussten, keine Suche mehr nach den Adressen von Neuzugängen.
Die Bogenstriche, von Register zu Register
Sophie probierte es bei ihren Violinen aus. Die Zeitersparnis war sofort spürbar, und die Registerführerin der Violoncelli übernahm dieselbe Methode. Heute wird eine Änderung mit dem ganzen Register geteilt, ohne dass eine einzige E-Mail verschickt wird.
Die Abwesenheitsmeldungen
Nach und nach gewöhnten sich die Musiker daran, ihre Abwesenheiten in der App zu melden. Heute kann der Vorstand dem Dirigenten gleich zu Beginn der Probe die genaue Liste der unterbesetzten Register geben. Früher stellte sich das erst im Lauf der Probe heraus.
Das dauert drei Sekunden, gerade so lange wie ein Klick.
Was sich konkret
geändert hat
Bei den Noten sind die E-Mails verschwunden. Jeder Musiker findet seine Dateien nach Instrument sortiert, sobald er sich anmeldet. Bei den Bogenstrichen ist die Veränderung anderer Art: Keine Stimme muss mehr nachbearbeitet, kein PDF neu erstellt, keine Datei erneut hochgeladen werden.
Das Teilen der Bogenstriche ist wohl die Funktion, die den Alltag der Registerführer am stärksten verändert hat. Um einen Bogenstrich zu ändern, musste man früher die Stimme annotieren, das PDF neu erzeugen und es wieder hochladen. Heute fügt man einen Bogenstrich direkt in der App hinzu – und er ist sofort für das ganze Register sichtbar. Die Registerführerin der Violoncelli hat es für ihr Register genauso gemacht. Was früher eine ganze Reihe von Handgriffen erforderte, ist heute in wenigen Sekunden erledigt.
Über die Bogenstriche hinaus haben sich mehrere Aufgaben grundlegend verändert. Die Musikerliste ist stets aktuell, weil jeder sein eigenes Profil pflegt. Abgänge und Neuzugänge werden automatisch übernommen. Neue Musiker erhalten Zugriff auf ihre Noten, sobald ihre Beitrittsanfrage angenommen ist. Wer bei einer Probe oder einem Konzert erwartet wird, ist auf einen Blick zu sehen.
Der Vorstand kann sich außerdem auf einen schnellen Support verlassen. Die Registerführerin der Violoncelli hatte ein Problem beim Speichern ihrer Bogenstriche: Sie sagte Sophie Bescheid, die die Anfrage direkt an den Support weiterleitete. Das Problem war innerhalb weniger Stunden gelöst. Am nächsten Morgen konnte sie ihre Bogenstriche wieder ganz normal eintragen.
Die überraschendste Wirkung:
die neuen Musiker
Das ist wohl die tiefgreifendste Veränderung, und die am wenigsten erwartete.
Früher bedeutete die Aufnahme eines neuen Musikers verstreute Arbeit: seine Adresse besorgen, ihn in den Verteiler eintragen, ihm die bisherigen Programme schicken, prüfen, ob er die Stimmen seines Registers auch wirklich erhalten hatte. Heute läuft es umgekehrt. Der neue Musiker registriert sich selbst auf der Plattform, und die Organisation ist für ihn von Anfang an selbstverständlich.
Für sie ist das selbstverständlich. Es wäre ein Versäumnis, es nicht zu nutzen. Das ist eine ganz andere Haltung.
Diese Umkehr in den Köpfen ist auf lange Sicht mehr wert als alle eingesparten Minuten zusammen. Das Orchester nutzt die Plattform seit zehn Monaten und hat ein Jahresabonnement abgeschlossen.
Was Sie mit Sostenutoo
bekommen
Jean-Charles, stellvertretender Vorsitzender, fasst auf seine Weise zusammen, was sich zwischen vorher und nachher verändert hat.
„Das ist, als hätte man vor zwanzig Jahren jemanden gefragt: Arbeiten Sie mit Word? Und ich habe Papier, Bleistift und Radiergummi. Das ist der Unterschied zwischen keinem System und einem System.“
