De harmonie in het kort
Harmonie des Pompiers de Tournai is een Belgische harmonievereniging die in 1833 werd opgericht. Bijna twee eeuwen geschiedenis, zesenvijftig muzikanten, zo'n vijftien optredens per jaar en het standaardrepertoire voor harmonie, met de grote namen uit het genre, zoals Philip Sparke, Jan Van der Roost, André Waignein en Samuel Hazo, met af en toe een uitstapje naar filmmuziek of lichte muziek. Het publiek bestaat uit families, vaste gezichten uit de muziekwereld van de streek en mensen die komen luisteren omdat de harmonie tot het erfgoed van de stad Doornik behoort.
Het orkest maakt een periode van vernieuwing door. In oktober 2025 neemt Benoît Chantry, dirigent en componist, de muzikale leiding over. Een vernieuwd bestuur, een nieuwe generatie muzikanten, de wens om een nieuwe start te maken. In die context komt Sostenutoo in beeld.
Vroeger: een vertrouwd systeem
dat om een nieuwe aanpak vroeg
Wanneer Benoît de leiding overneemt, werkt de organisatie met dezelfde hulpmiddelen als elke muziekvereniging met een paar decennia geschiedenis. De communicatie loopt via e-mail, de bladmuziek wordt afgedrukt en op de repetitie uitgedeeld, de secretaris stuurt de programma's naar de muzikanten. Afwezigheden worden gemeld zo goed en zo kwaad als het gaat: per sms aan de dirigent, per e-mail aan het bestuur of mondeling vóór de repetitie.
Voor de muzikanten die hun partijen digitaal willen hebben, kan het versturen vóór elk concert tot een halve dag in beslag nemen: elke partij moet naar de juiste persoon, voor elke sectie, wat kan oplopen tot zo'n vijftien afzonderlijke verzendingen. De archivaris beheert het papieren archief, en een e-mailadres dat zij met de dirigent deelt, dient als centraal punt. Het systeem is op zich betrouwbaar, maar mist een gemeenschappelijke structuur.
Benoît komt van een andere harmonie, waar hij gewend was aan een goed geoliede organisatie, en wil vanaf zijn komst iets anders. Hij heeft Google Forms al geprobeerd, in combinatie met allerlei andere tools; hij wil vooral voorkomen dat alles over verschillende tools verspreid raakt, en zoekt een centrale oplossing, namelijk één enkele tool voor de agenda's, de berichten, de bladmuziek en de programma's. Alles op één plek. Nu nog die tool vinden.
Hoe de tool zijn weg vond
Benoît vraagt rond bij verschillende mensen in zijn omgeving, die hij kiest omdat ze thuis zijn in digitale tools. Een van hen antwoordt dat er nu net een platform bestaat dat dat allemaal doet, en dat het Sostenutoo heet.
Een muzikant zei tegen me: ik heb de AI gevraagd welke tool dat allemaal kon, en die raadde Sostenutoo aan.
Een videogesprek met de oprichter van het platform, zelf dirigent, bevestigt dat de tool echt aansluit bij de behoeften uit de praktijk. Het experiment kan beginnen.
Een snelle invoering
De overstap vindt plaats in januari, tijdens de jaarlijkse algemene ledenvergadering. Benoît maakt van zijn nieuwjaarstoespraak gebruik om de stap naar het platform aan te kondigen en de gedachte achter het project uit te leggen.
Binnen twee weken registreert de grote meerderheid van de muzikanten zich. Binnen twee maanden is bijna iedereen op het platform.
Wat de inhoud betreft, gaat de invoering sneller dan verwacht. Benoît uploadt in de eerste weken een tiental stukken en voegt daarna elk nieuw werk toe zodra het op het programma komt. Voor de bladmuziek doet de functie “Automatisch verdelen”, die de inhoud van een gescande pdf leest om het instrument en de partij te herkennen, het meeste werk. Nu staat het hele repertoire dat sinds oktober is ingestudeerd, en alles wat tot en met juni wordt gespeeld, op het platform.
Het automatisch verdelen van de bladmuziek is echt heel handig. Eén scan van de bladmuziek, en elke muzikant vindt de eigen partij terug, zonder dat iemand iets hoeft uit te zoeken.
Wat er concreet
veranderd is
De verandering is op verschillende plaatsen merkbaar, soms waar niemand het verwachtte.
De bladmuziek
De halve dag aan afzonderlijke verzendingen vóór elk concert is verleden tijd. Elke muzikant krijgt de partijen voor het eigen instrument rechtstreeks, zonder dat er iemand aan te pas komt. Voor de archivaris volstaat het om een nieuw stuk te scannen; de tool zorgt voor de verdeling.
De concertprogramma's
Voor het delen van de programma's biedt de tool veel flexibiliteit. Het programma is altijd beschikbaar, en een beslissing op de generale repetitie (twee stukken omwisselen, er een schrappen) is meteen voor iedereen zichtbaar.
De mededelingen
Nieuws op het laatste moment, een gewijzigd tijdstip, een extra repetitie: het wordt allemaal meteen gecommuniceerd, en achteraf zegt niemand dat het niet bekend was.
De nieuwe muzikanten
Sinds de app in gebruik is, zijn er twee nieuwe muzikanten bijgekomen. De oude werkwijze – een adres achterhalen, de eerdere programma's doorsturen, nagaan of de bladmuziek is aangekomen – is verdwenen: ze registreren zich zelf en vinden alles al kant-en-klaar.
De aanwezigheid
Een ruime meerderheid van de muzikanten meldt afwezigheden nu via het platform, zodat de dirigent bij het voorbereiden van zijn repetities al weet wie er zal zijn.
Vroeger had ik het gevoel dat een programma definitief moest zijn zodra het werd verstuurd. Nu staat het programma klaar, en als ik op de generale, twee dagen voor het concert, besluit twee stukken om te wisselen, kan dat nog altijd.
Benoît blijft nuchter over wat er nog te doen is: “Het is een heel nuttige tool. De gewoonte groeit geleidelijk, maar het duurt even voordat iedereen ermee werkt.”
Het meest onverwachte effect:
de mentale belasting van de dirigent
De diepste verandering is niet de verwachte, en ook niet een die zich in uren laat meten. Wat Benoît steeds weer noemt, is één woord: reactiesnelheid.
Ik zie het voordeel niet zozeer in tijdsbesparing. Die is er wel, zeker. Maar het zit vooral in de reactiesnelheid.
Minstens drie halve dagen
Het bestuur bellen, wachten op de volgende vergadering en daarna op een e-mail aan iedereen, voordat het orkest hoort van een aanvraag voor een toekomstig concert.
Zodra de aanvraag binnenkomt
De aanvraag wordt meteen in de agenda gezet; is het een drukke periode, dan gaat er tegelijk een mededeling uit. Iedereen is direct op de hoogte.
Hetzelfde geldt voor de rest. Wat er veranderd is, is niet zozeer de tijd bij elkaar opgeteld, maar een voortdurende waakzaamheid die lichter wordt: controleren of de informatie is doorgekomen, of de bladmuziek er is, of iedereen de datum kent. De tool neemt die zorgen niet weg. Hij neemt ze over.
Wat u krijgt
met Sostenutoo
“Het is een geruststellende tool. Alles wat de muzikanten moeten weten, staat erin, dat weet ik. Dat neemt een groot deel van de mentale belasting weg.”
