Het orkest in het kort
L'Orchestrale is een ruim honderd jaar geleden opgericht amateurorkest uit het Franse Nantes. Drieënzeventig muzikanten, vier à zes concerten per seizoen en een overwegend romantisch repertoire dat soms reikt tot het begin van de twintigste eeuw of tot de Franse muziek, met af en toe een uitstapje naar filmmuziek of andere stijlen. De financiën zijn in de loop der jaren krapper geworden: de gemeentelijke subsidies zijn geleidelijk gedaald, en de begroting rust nu vooral op de lidmaatschapsbijdragen van de muzikanten en de opbrengsten van de concerten.
Zoals bij de meeste orkestverenigingen regelde het bestuur het dagelijkse werk lange tijd met wat voorhanden was: een Google Drive voor de bladmuziek, e-mailketens voor de mededelingen, WhatsApp-groepen per sectie. Sinds tien maanden gebruikt L'Orchestrale Sostenutoo. De overstap ging geleidelijk, functie voor functie, in een ritme dat het bestuur zelf koos.
Vroeger: een systeem dat werkte,
maar een zware last was
Bij L'Orchestrale bracht elk nieuw programma dezelfde reeks taken op gang, die het bestuur seizoen na seizoen op zich nam.
Zodra de dirigent het programma bekendmaakte, downloadde iemand van het bestuur de bladmuziek, zette die op de drive van de vereniging en stuurde daarna elke sectie de link die bij het instrument hoorde. Nog eerder gingen de bestanden rechtstreeks per e-mail de deur uit: zo'n vijftien afzonderlijke verzendingen per programma.
De komst van een nieuwe muzikant was een uitdaging op zich. Eerst moest het e-mailadres worden opgespoord, soms via iemand anders, en daarna moesten de juiste links op de drive voor het instrument worden gezocht. Jean-Charles herinnert zich dat hij echt detectivewerk moest doen om het juiste adres van een contrabassiste te vinden, nog voordat hij haar de bladmuziek kon sturen.
Voor de streken ging het net zo. Bij elke wijziging: een bijgewerkte pdf, een e-mail aan iedereen, versnipperde reacties. De aanwezigheid werd mondeling geregeld op de repetitie, of door e-mails heen en weer te sturen: “wie is er niet bij het volgende concert?”
Niemand betwistte dat het systeem werkte. Maar niemand zou ook hebben beweerd dat het vanzelf ging.
Een geleidelijke invoering,
functie voor functie
De overstap ging geleidelijk, functie voor functie.
De bladmuziek, vanaf de eerste maand
De secretaris ging met de tool aan de slag en zette er het hele muziekarchief in. Omdat de bladmuziek automatisch per instrument wordt ingedeeld, kreeg elke muzikant meteen toegang tot de eigen partijen. Geen e-mails meer om een voor een samen te stellen, geen jacht meer op adressen van nieuwkomers.
De streken, van sectie naar sectie
Sophie probeerde het uit bij haar violen. De tijdsbesparing was meteen merkbaar, en de sectieleider van de cello's nam dezelfde werkwijze over. Nu wordt een wijziging met de hele sectie gedeeld zonder dat er ook maar één e-mail de deur uitgaat.
Het melden van afwezigheden
Gaandeweg raakten de muzikanten eraan gewend hun afwezigheid in de app te melden. Nu kan het bestuur de dirigent al bij het begin van de repetitie precies vertellen welke secties onderbezet zijn. Vroeger kwam die informatie pas tijdens de repetitie boven water.
Het kost me drie seconden, net lang genoeg om te klikken.
Wat er concreet
veranderd is
Voor de bladmuziek zijn de e-mails verdwenen. Wie inlogt, vindt meteen de eigen bestanden, geordend per instrument. Voor de streken is de verandering van een andere orde: er is geen partij meer om bij te werken, geen pdf om opnieuw te maken, geen bestand om opnieuw te uploaden.
Het delen van streken is waarschijnlijk de functie die het dagelijkse werk van de sectieleiders het meest heeft veranderd. Vroeger betekende een gewijzigde streek: de partij annoteren, de pdf opnieuw genereren en die opnieuw uploaden. Nu wordt een streek rechtstreeks in de app toegevoegd, en is die meteen zichtbaar voor de hele sectie. De sectieleider van de cello's deed hetzelfde voor haar sectie. Wat vroeger een hele reeks handelingen vergde, is nu in een paar seconden geregeld.
Ook buiten de streken zijn verschillende taken van karakter veranderd. De ledenlijst is altijd actueel, omdat iedereen het eigen profiel beheert. Vertrek en komst van muzikanten worden automatisch verwerkt. Nieuwe muzikanten krijgen toegang tot hun partijen zodra hun registratie is goedgekeurd. Wie er op een repetitie of een concert verwacht wordt, is in één oogopslag te zien.
Het bestuur kan ook rekenen op een supportteam dat snel reageert. De sectieleider van de cello's liep tegen een probleem aan bij het opslaan van haar streken: ze liet het Sophie weten, die de vraag direct aan het supportteam doorgaf. Binnen een paar uur was het probleem opgelost. De volgende ochtend kon ze haar streken weer gewoon invoeren.
Het meest onverwachte effect:
de nieuwe muzikanten
Dit is waarschijnlijk de diepste verandering, en de minst voorziene.
Vroeger was het opvangen van een nieuwe muzikant versnipperd werk: het adres achterhalen, de nieuwkomer op de mailinglijst zetten, de eerdere programma's doorsturen, nagaan of de partijen van de sectie echt waren aangekomen. Nu is het precies andersom. De nieuwe muzikant registreert zich zelf op het platform, en voor de nieuwkomer is deze werkwijze meteen vanzelfsprekend.
Voor hen is het vanzelfsprekend. Het zou een tekortkoming zijn als ze het niet gebruikten. Het is een heel andere mentaliteit.
Die omslag in het denken is op termijn meer waard dan alle bespaarde minuten bij elkaar. Het orkest gebruikt het platform nu tien maanden en heeft een jaarabonnement genomen.
Wat u krijgt
met Sostenutoo
Jean-Charles, vicevoorzitter, vat op zijn eigen manier samen wat er tussen vroeger en nu is veranderd.
“Het is alsof iemand twintig jaar geleden de vraag kreeg ‘Gebruikt u Word?’ en antwoordde: ‘Ik heb papier, een potlood en een gum.’ Het is het verschil tussen geen systeem en een systeem.”
