L'orchestra in breve
L'Orchestrale è un'orchestra amatoriale di Nantes, in Francia, fondata più di un secolo fa. Settantatré musicisti, da quattro a sei concerti a stagione, un repertorio soprattutto romantico, che a volte si spinge fino agli inizi del Novecento o alla musica francese, con qualche incursione nella musica da film o in generi più vari. Una situazione economica che negli anni si è fatta più difficile: i contributi del comune si sono via via ridotti, e oggi le entrate dipendono soprattutto dalle quote associative dei musicisti e dagli incassi dei concerti.
Come nella maggior parte delle orchestre amatoriali organizzate in associazione, il direttivo ha gestito a lungo l'organizzazione di tutti i giorni con i mezzi a disposizione: un Google Drive per gli spartiti, catene di e-mail per gli annunci, gruppi WhatsApp per sezione. Da dieci mesi L'Orchestrale usa Sostenutoo. Il passaggio è avvenuto gradualmente, una funzionalità dopo l'altra, al ritmo scelto dal direttivo.
Prima: un sistema che funzionava,
ma che pesava su tutti
A L'Orchestrale, ogni nuovo programma metteva in moto la stessa sequenza di compiti, di cui il direttivo si faceva carico stagione dopo stagione.
Quando il direttore comunicava il programma, un membro del direttivo scaricava gli spartiti, li caricava sul drive dell'associazione, poi inviava a ogni sezione il link relativo al suo strumento. In un'epoca ancora precedente, i file partivano direttamente via e-mail: una quindicina di invii distinti per ogni programma.
L'arrivo di un nuovo musicista era di per sé una difficoltà. Bisognava recuperarne l'indirizzo e-mail, a volte passando da una terza persona, poi individuare sul drive i link giusti per lo strumento che suonava. Jean-Charles ricorda di aver condotto una vera e propria indagine per trovare l'indirizzo giusto di una contrabbassista, prima ancora di poterle inviare gli spartiti.
Le arcate seguivano lo stesso percorso. A ogni modifica, un PDF aggiornato, un'e-mail a tutti, risposte sparse. Le presenze, invece, si sistemavano a voce durante le prove o scambiandosi e-mail: «chi manca al prossimo concerto?»
Nessuno metteva in dubbio che il sistema funzionasse. Ma nessuno avrebbe detto che andasse avanti da solo.
Un'adozione graduale,
una funzionalità alla volta
Il passaggio è avvenuto gradualmente, una funzionalità alla volta.
Gli spartiti, fin dal primo mese
La segretaria ha preso in mano la piattaforma e vi ha caricato l'intero archivio musicale. Poiché lo smistamento per strumento è automatico, ogni musicista ha ricevuto subito l'accesso alle proprie parti. Niente più e-mail da preparare una per una, niente più caccia agli indirizzi per i nuovi arrivati.
Le arcate, di sezione in sezione
Sophie ha sperimentato la condivisione delle arcate con i suoi violini. Il tempo risparmiato si è visto subito, e la caposezione dei violoncelli ha adottato lo stesso metodo. Oggi una modifica viene condivisa con tutta la sezione senza che parta una sola e-mail.
Le segnalazioni di assenza
A poco a poco i musicisti hanno preso l'abitudine di segnalare le assenze dall'app. Oggi il direttivo può dare al direttore, fin dall'inizio della prova, l'elenco preciso delle sezioni scoperte. Prima queste informazioni si scoprivano a prova iniziata.
Mi ci vogliono tre secondi, il tempo di un clic.
Che cosa è cambiato,
in concreto
Per gli spartiti, le e-mail sono sparite. Ogni musicista trova i propri file ordinati per strumento appena accede. Per le arcate il cambiamento è di altra natura: non c'è più una parte da ritoccare, né un PDF da rifare, né un file da ricaricare.
La condivisione delle arcate è probabilmente la funzionalità che ha cambiato di più la vita quotidiana dei capisezione. Prima, modificare un'arcata voleva dire annotare la parte, rigenerare il PDF e ricaricarlo. Ora l'arcata si aggiunge direttamente nell'app, ed è subito visibile a tutta la sezione. La caposezione dei violoncelli ha fatto lo stesso con la propria sezione. Quello che richiedeva un'intera sequenza di operazioni ora si sistema in pochi secondi.
Oltre alle arcate, diverse attività hanno cambiato natura. L'elenco dei musicisti è sempre aggiornato, perché ognuno gestisce il proprio profilo. Uscite e nuovi ingressi si riflettono automaticamente. I nuovi musicisti accedono alle loro parti non appena la registrazione viene approvata. Le presenze previste a una prova o a un concerto si vedono a colpo d'occhio.
Il direttivo può contare anche su un'assistenza rapida. La caposezione dei violoncelli ha segnalato un problema nel salvare le arcate: ne ha parlato con Sophie, che ha inoltrato la richiesta direttamente all'assistenza. Il problema è stato risolto in poche ore. La mattina dopo poteva inserire le arcate normalmente.
L'effetto più inatteso:
i nuovi musicisti
È probabilmente la trasformazione più profonda, e la meno prevista.
Prima, inserire un nuovo musicista era un lavoro dispersivo: recuperarne l'indirizzo, aggiungerlo alla mailing list, inviargli lo storico dei programmi, verificare che avesse davvero ricevuto le parti della sua sezione. Oggi il meccanismo si è capovolto. Il nuovo musicista si registra da solo sulla piattaforma, e l'organizzazione gli si presenta subito come un dato di fatto.
Per loro è un fatto acquisito. Non usarla sarebbe una mancanza. È tutta un'altra mentalità.
Questo capovolgimento psicologico vale, alla lunga, più di tutti i minuti risparmiati messi insieme. L'orchestra usa la piattaforma da dieci mesi e ha scelto l'abbonamento annuale.
Che cosa Le offre
Sostenutoo
Jean-Charles, vicepresidente, riassume a modo suo che cosa è cambiato tra il prima e il dopo.
«È come se vent'anni fa si chiedesse a qualcuno se usasse Word, e lui rispondesse: “Io ho carta, matita e gomma.” È la differenza tra nessun sistema e un sistema.»
