La agrupación, en pocas palabras
La Harmonie des Pompiers de Tournai es una banda de viento belga asociativa fundada en 1833. Casi dos siglos de existencia, cincuenta y dos músicos, alrededor de quince actuaciones al año, un repertorio de referencia para banda de viento sostenido por los grandes nombres del género, como Philip Sparke, Jan Van der Roost, André Waignein y Samuel Hazo, con alguna incursión ocasional en la música de cine o popular. Su público mezcla familias, habituales de la escena musical de la región y quienes acuden a escucharla porque forma parte del patrimonio de la ciudad de Tournai.
La orquesta atraviesa un periodo de renovación. En octubre de 2025, Benoît Chantry, director y compositor, asume su dirección. Una junta renovada, la llegada de una nueva generación de músicos, el deseo de un nuevo comienzo. Es en este contexto en el que Sostenutoo entra en escena.
Antes: un sistema conocido,
por retomar
Cuando Benoît asume la dirección, la organización funciona con las herramientas de cualquier banda asociativa con varias décadas a sus espaldas. La comunicación pasa por correo electrónico, las partituras se imprimen y se reparten en el ensayo, los programas se envían a los músicos por la secretaria. Las ausencias se comunican como se puede: por mensaje al director, por correo a la junta, o en persona antes del ensayo.
Para los músicos que quieren sus partes en digital, enviarlas antes de cada concierto puede llevar hasta medio día: cada parte debe llegar a la persona correcta, por cada sección, lo que puede suponer hasta quince envíos distintos. La bibliotecaria gestiona el archivo físico, y un correo compartido entre ella y el director sirve de punto de encuentro. El sistema es fiable en sí mismo, pero le falta una arquitectura común.
Benoît, procedente de otra banda donde se había acostumbrado a un engranaje bien afinado, quiere otra cosa desde que llega. Ya ha probado Google Forms, combinado con diversas herramientas; sobre todo quiere evitar dispersar las herramientas, y busca una fórmula centralizada, es decir, una sola herramienta para los horarios, la mensajería, las partituras y los programas. Todo en un solo lugar. Solo le falta encontrarla.
Cómo llegó la herramienta
Benoît pregunta a varias personas de su entorno, elegidas por su buen ojo para las herramientas digitales. Una de ellas le responde que existe, efectivamente, una plataforma que hace todo esto, y que se llama Sostenutoo.
Un músico me dijo: le pregunté a la IA qué herramienta podía hacer todo esto, y me recomendó Sostenutoo.
Una videollamada con el fundador de la plataforma, él mismo director, confirma que la herramienta responde realmente a las necesidades del oficio. Puede empezar la prueba.
Una implantación rápida
El cambio tiene lugar en enero, en la asamblea general anual. Benoît aprovecha el discurso de inicio de temporada para anunciar el paso a la plataforma y exponer el espíritu del proyecto.
En dos semanas, la gran mayoría de los músicos se registran. En dos meses, casi todos están en la plataforma.
En cuanto al contenido, la puesta en marcha es más rápida de lo previsto. Benoît sube una decena de obras en las primeras semanas, y luego añade cada obra nueva a medida que se incorpora al programa. Para las partituras, la herramienta de reparto automático, que lee el contenido visual de un PDF escaneado para identificar el instrumento y la parte, hace la mayor parte del trabajo. Hoy, todo el repertorio trabajado desde octubre, y todo lo que se interpretará hasta junio, está disponible en la plataforma.
La herramienta de reparto automático de partituras es realmente muy práctica. Se escanea una partitura, y cada músico encuentra su propia parte sin que nadie tenga que clasificarla.
Qué cambió,
en concreto
La transformación se mide en varios frentes, a veces donde no se esperaba.
Partituras
El medio día de envíos individuales antes de cada concierto ha desaparecido. Cada músico recibe directamente las partes de su instrumento, sin intervención manual. Para la bibliotecaria, basta con escanear una obra nueva; la herramienta se encarga del reparto.
Programas de concierto
Para compartir los programas, la herramienta ofrece gran flexibilidad. El programa está disponible en todo momento, y una decisión tomada en el ensayo general (intercambiar dos obras, retirar una) es visible de inmediato para todos.
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Una actualización de última hora, un horario que cambia, un ensayo parcial adicional: todo se comunica directamente, y después nadie dice que no lo sabía.
Nuevos músicos
Dos nuevos músicos se han incorporado desde que se adoptó la aplicación. La antigua lógica (buscar una dirección, transmitir el historial, comprobar que se recibieron las partituras) ha desaparecido: se registran ellos mismos y encuentran la organización ya establecida.
Asistencia
Una gran mayoría de músicos ahora comunica sus ausencias desde la plataforma, lo que permite al director preparar sus ensayos sabiendo de antemano quién estará presente.
Antes, sentía que una vez enviado un programa, tenía que ser definitivo. Ahora el programa está disponible, y si en el ensayo general, dos días antes, decido intercambiar dos obras, sigue siendo posible.
Benoît es realista sobre el camino que queda: «Es una herramienta muy útil. El hábito se va adquiriendo poco a poco, pero hace falta algo de tiempo para que todos la adopten.»
El efecto más inesperado:
la carga mental del director
La transformación más profunda no es la que se esperaba, ni la que se mide en horas. Lo que aparece constantemente en las palabras de Benoît es una sola palabra: capacidad de respuesta.
No veo tanto el beneficio en términos de tiempo ahorrado. Lo hay, sin duda. Pero sobre todo en la capacidad de respuesta.
Tres medios días como mínimo
Llamar a la junta, esperar la próxima reunión, y después a que se envíe un correo a todos, antes de que la orquesta se entere de una solicitud para un futuro concierto.
En cuanto llega
La solicitud se añade al calendario en el momento; si el periodo está muy ocupado, se publica un anuncio en paralelo. Todos lo saben de inmediato.
La misma lógica se aplica al resto. Lo que cambió no es tanto el tiempo acumulado como el alivio de una vigilancia constante: comprobar que la información llegó, que las partituras se recibieron, que la fecha se conoce. La herramienta no elimina estas preocupaciones. Se hace cargo de ellas.
Lo que se obtiene
con Sostenutoo
«Es una herramienta tranquilizadora. Todo lo que necesito que los músicos sepan, sé que está ahí. Elimina buena parte de la carga mental.»
