La orquesta, en pocas palabras
L'Orchestrale es una orquesta amateur de Nantes, Francia, fundada hace más de un siglo. Sesenta y siete músicos, de cuatro a seis conciertos por temporada, un repertorio principalmente romántico que a veces llega hasta principios del siglo XX o a la música francesa, con alguna incursión en bandas sonoras o estilos más variados. Sus finanzas se han estrechado con los años: las subvenciones municipales se han reducido progresivamente, y el presupuesto descansa ahora sobre todo en las cuotas de los socios y los ingresos de los conciertos.
Como la mayoría de las orquestas gestionadas por una asociación, su junta directiva llevó durante mucho tiempo la maquinaria diaria con las herramientas que tenía a mano: un Google Drive para las partituras, cadenas de correos para los anuncios, grupos de WhatsApp por sección. Desde hace un año, L'Orchestrale utiliza Sostenutoo. El cambio se produjo de forma gradual, función tras función, al ritmo que marcó la junta.
Antes: un sistema que funcionaba,
pero pesaba sobre todos
En L'Orchestrale, cada nuevo programa desencadenaba la misma serie de tareas que la junta directiva asumía por su cuenta, temporada tras temporada.
Cuando el director anunciaba el programa, alguien de la junta descargaba las partituras, las subía al drive de la asociación y luego enviaba a cada sección el enlace correspondiente a su instrumento. En una época todavía anterior, los archivos se enviaban directamente por correo: unos quince envíos distintos por programa.
La llegada de un nuevo músico era todo un reto. Había que localizar su dirección de correo electrónico —a veces a través de un tercero para conseguirla— y luego identificar los enlaces correctos del drive según su instrumento. Jean-Charles recuerda haber hecho una auténtica investigación para encontrar la dirección correcta de una contrabajista, antes incluso de poder enviarle las partituras.
Los arcos seguían el mismo circuito. Cada cambio suponía un PDF actualizado, un correo a todos, respuestas fragmentadas. La asistencia se resolvía verbalmente en el ensayo o por intercambio de correos: «¿quién falta para el próximo concierto?»
Nadie discutía que el sistema funcionaba. Pero tampoco nadie hubiera dicho que resultaba cómodo.
Una adopción gradual,
función a función
El cambio se produjo de forma gradual, función a función.
Las partituras, desde el primer mes
La secretaria se hizo con la herramienta y subió toda la biblioteca. Como la clasificación por instrumento es automática, cada músico recibió de inmediato el acceso a sus partes. Se acabaron los correos para reunir uno a uno, se acabó la búsqueda de direcciones para los recién llegados.
Los arcos, de sección en sección
Sophie lo probó con sus violines. El ahorro de tiempo fue inmediato, y el violonchelista principal adoptó el mismo método. Hoy, un cambio se comparte con toda la sección sin enviar un solo correo.
Las declaraciones de ausencia
Poco a poco, los músicos adquirieron el hábito de comunicar sus ausencias desde la aplicación. Hoy, la junta puede dar al director, justo al comenzar el ensayo, la lista precisa de secciones con efectivos reducidos. Antes, esta información se descubría a mitad de la sesión.
Me lleva tres segundos, el tiempo de hacer clic.
Lo que cambió,
en concreto
Para las partituras, los correos han desaparecido. Cada músico encuentra sus archivos clasificados por instrumento en cuanto inicia sesión. Para los arcos, el cambio es de otro tipo: ya no hay una partitura que retocar, ni un PDF que recrear, ni un archivo que volver a subir.
Compartir los arcos es probablemente la función que más ha cambiado el día a día de los jefes de sección. Antes, cambiar un arco suponía anotar la partitura, regenerar el PDF y volver a subirlo. Ahora se añade un arco directamente en la aplicación, y queda visible de inmediato para toda la sección. El violonchelista principal hizo lo mismo con su sección. Lo que antes requería toda una secuencia de operaciones ahora lleva unos segundos.
Más allá de los arcos, varias tareas han cambiado de naturaleza. La lista de músicos está permanentemente actualizada porque cada persona gestiona su propio perfil. Las bajas y las incorporaciones se reflejan automáticamente. Los nuevos músicos acceden a sus partituras en cuanto se aprueba su registro. La asistencia prevista para un ensayo o un concierto se ve de un vistazo.
La junta también puede contar con un soporte receptivo. El violonchelista principal informó de un problema al guardar sus arcos: se lo dijo a Sophie, que trasladó la solicitud directamente al soporte. El problema se resolvió en pocas horas. A la mañana siguiente, ya podía introducir sus arcos con normalidad.
El efecto más inesperado:
los nuevos músicos
Esta es probablemente la transformación más profunda, y la menos anticipada.
Antes, incorporar a un nuevo músico suponía un trabajo disperso: conseguir su dirección, añadirlo a la lista de correo, enviarle el historial de programas, comprobar que había recibido efectivamente las partituras de su sección. Hoy, el mecanismo se ha invertido. El nuevo músico se registra por sí mismo en la plataforma, y la organización se le presenta de inmediato como algo dado.
Para ellos, es lo normal. Sería un despiste no usarlo. No es en absoluto la misma mentalidad.
Este cambio de mentalidad vale más, a la larga, que todos los minutos ahorrados juntos. La orquesta lleva un año usando la plataforma y ha renovado su suscripción.
Lo que se obtiene
con Sostenutoo
Jean-Charles, vicepresidente, resume a su manera lo que cambió entre el antes y el después.
«Es como si hace veinte años le hubieran preguntado a alguien: ¿usas Word? Y yo tengo papel, un lápiz y una goma de borrar. Es la diferencia entre no tener sistema y tener uno.»
